Производственная практика «Профессиональный модуль ПМ01» для МТИ

2. Оценка действующей системы документационного обеспечения управления в АО «Мосгаз»

Вопросами документационного обеспечения управления в АО «Мосгаз» занимается Управление делами, подчиняющегося непосредственно генеральному директору компании. Начальником Управления делами является Д.И. Быковская. В Управлении делами выделен отдел делопроизводства.

В АО «Мосгаз» имеется «Горячая линия» и служба «Одно окно». Есть центральный архив, есть отдел организации обеспечения управленческой деятельности и есть протокольно-редакторская группа: специалисты ведут все совещания с генеральным директором; редакторы, которые редактируют все письма, которые подписывает генеральный директор.

В 2010 г. АО «Мосгаз» запустило работу по полному переходу на электронный документооборот. В начале 2012 г. процессы полностью автоматизированы.

В табл. 2 представлен объем документооборота АО «Мосгаз» за период 2010-2025 гг.

Таблица 2

Объем документооборота АО «Мосгаз» за 2010-2025 гг.

В период между 2010 и 2025 гг. наблюдается пятикратное расширение массива документооборота: количество поступающих в организацию документов выросло с 14 000 до 70 200, исходящих – с 9 000 до 34 810, а внутренний обмен документами – с 5 000 до 23 140. Наиболее внушительный прирост зафиксирован для корреспонденции и отчетно-финансовых документов, что однозначно свидетельствует о возрастании сложности хозяйственных связей и увеличении интенсивности деловой активности. Однородно и синхронно росли все категории документации, что подчеркивает системный характер изменений. Динамика подобного масштаба обусловливает потребность в глубокой автоматизации документооборота, интеграции цифровых платформ, а также совершенствовании квалификационного уровня сотрудников, отвечающих за обработку информационных потоков.

На рис. 7-9 представлено распределение (структура) документации по ее видам.

Рис. 7. Структура входящих документов АО «Мосгаз» в 2025 г., в %

Рис. 8. Структура исходящих документов АО «Мосгаз» в 2025 г., в %

Рис. 9. Структура внутреннего документооборота АО «Мосгаз»

в 2025 г., в %

В соответствии с поручением Аппарата Мэра и Правительства Москвы АО «МОСГАЗ» совместно с Департаментом информационных технологий города Москвы проведены работы по модернизации на портале mos.ru следующих услуг:

– заключение договоров о подключении к сетям АО «МОСГАЗ»;

– выдача акта о подключении (технологическом присоединении) к сетям АО «МОСГАЗ»;

– заключение дополнительного соглашения к договору о подключении (технологическом присоединении) к сетям АО «МОСГАЗ»;

– выдача акта о готовности сетей газопотребления и газоиспользующего оборудования объекта к подключению (технологическому присоединению).

Новые возможности позволяют организовать документооборот по услугам технологического присоединения к сетям АО «МОСГАЗ» в электронном виде, что, в свою очередь, соответствует Программе Правительства Москвы по переводу государственных услуг и сервисов в электронный вид и принятому курсу на использование программного обеспечения российского производства.

Модернизация услуг на официальном портале Мэра и Правительства Москвы осуществлялась в соответствии с планом технической реализации, обеспечивающим готовность информационных систем сетевых организаций к старту отладки интеграции, в том числе к подготовке приема заявок по обновленной XSD-схеме, переходу на ЦХЭД 2.0 и новые очереди Artemis.

Модернизирована система получения данных не только с официального портала Мэра и Правительства Москвы, но и с портала Единого оператора газификации https://connectgas.ru/ и собственного портала АО «МОСГАЗ».

В 2024 году, благодаря созданию на сайте Общества нового раздела «Рассмотрение проектной документации» для получения заявителями соответствующих платных услуг, появилась возможность подачи заявки в Управление согласований и присоединений, и отслеживания результата ее рассмотрения в электронном виде.

Все обозначенные разработки интегрированы с учетной системой Общества на платформе «1С».

Управление цифровизации систем и процессов осуществляет контроль за работоспособностью автоматизированного комплекса учетных систем на базе платформы «1С: Предприятие», который постоянно развивается: разрабатываются новые модули, внедряются новые системы, настраиваются процессы внутреннего обмена данными между системами «1С», КИС, системами Общества и мобильными платформами, в том числе:

– «1С: Зарплата и управление предприятием» (оптимизирован процесс выгрузки в клиент-банк для перечисления налогов и выплат);

– «1С: Бухгалтерия предприятия»;

– «1С: Документооборот» (разработан функциональный модуль учета поступлений и списаний материалов по партиям в разрезе определенных субсидий, что позволило в автоматическом режиме списывать НДС по субсидиям и сократить время закрытия месяца; запущена в эксплуатацию система согласования заявок в электронном виде; переведена в цифровой формат процедура рассмотрения проектов, что позволило оптимизировать сроки оказания услуги по их согласованию);

– «1С: Транспортная логистика и управление автотранспортом» (разработаны: интеграционные модули обмена данными с внешними сервисами по API; сервис получения данных по штрафам с сайта «ОнлайнГИБДД», что позволило получать данные в оперативном режиме и обеспечить необходимый контроль; сервис получения данных о заправках с сайта поставщика услуг ГСМ; формирование документов в системе «1С» осуществляется автоматически, подтягивая действующий путевой лист к дате и времени заправки; сервис интеграции системы контроля и управления доступом (СКУД) с «1С» в целях обмена данными по транспортным средствам, изменениям их состояния и ключевых характеристик, осуществления (на уровне СКУД) контроля въезда/выезда на объекты (адреса), времени въезда/выезда транспортного средства);

– «1С: Общепит» (произведена интеграция системы, в рамках которой настроен обмен документами с системой «Честный знак» посредством оператора ЭДО (маркировка продукции);

– «1С: Управление IT-отделом» (объединен функционал сервиса IP-телефонии и системы «1С: Управление IT-отделом», что позволило определять входящий вызов непосредственно на мониторе компьютера, отображать карточку абонента и историю его обращений и повысить качество реагирования на инциденты и задачи от пользователей).

– Основной системой регистрации и учета документов, поступающих в Общество по различным каналам является LanDocs, с которой работают все Управления ОА «Мосгаз».

Как видим, в АО «Мосгаз» внедрена корпоративная система управления документооборотом. Документы подлежат учету, наблюдается минимизация их потерь, начиная с 2020 г.

Преобладающая часть руководителей АО «Мосгаз» продемонстрировали готовность к интеграции интеллектуальных сервисов, при этом значительная доля респондентов высказывает абсолютную поддержку применению ИИ для оптимизации документооборота. Вместе с тем, ориентированность примерно трети руководящих лиц на постепенное освоение цифровых решений указывает на стремление к поэтапному внедрению инноваций.

Проявляемая некоторыми руководителями АО «Мосгаз» осторожность отражает сформированный запрос на расширение информационной базы относительно потенциальных кибер угроз и трансформаций внутрикорпоративных процедур. Фактически отсутствует значимая группа, полностью игнорирующая возможности ИИ, что показывает зрелость корпоративной среды для апробации современных технологических решений и свидетельствует о стремлении и готовности руководящего состава АО «Мосгаз» к последовательному поиску наиболее продуктивных цифровых инструментов в интересах организации.

Активное участие значительной части управленческого состава в совершенствовании электронного ДОУ формирует прочную основу для последующего наращивания механизмов саморегуляции внутри цифрового корпоративного пространства. Вместе с тем, для отдельных работников вопросы, связанные с этой инициативой, по-прежнему не приобрели достаточной приоритетности, зачастую порождая недоверие к возможным положительным результатам собственного вовлечения. Такая ситуация выявляет актуальность задач по активизации процессов участия и необходимости наглядной демонстрации достигнутых успехов посредством примеров. Формирование интерактивной среды, предназначенной для интенсивного обмена идеями, а также организации двусторонней коммуникации, позволяет раскрыть потенциал коллективной интеллектуальной базы на всех уровнях административного управления.

По результатам анализа системы документационного обеспечения управления в АО «Мосгаз» был выявлен ряд недостатков:

1.Недостаточная точность и скорость поиска документов; отсутствие интеллектуальных инструментов обработки информации, несмотря на развернутую корпоративную систему электронного документооборота в АО «Мосгаз».

2.Ограниченная интеграция с внешними системами, особенно с государственными и профильными платформами.

3.Наличие уязвимости в системе информационной безопасности: востребованность более сильной аутентификации, шифрования и аудита.

4.Недостаточная осведомленность и подготовка сотрудников к работе с обновлёнными электронными системами.

5.Не во всех подразделениях высокий уровень автоматизации рутинных процедур согласования и маршрутизации, что увеличивает затраты времени и ресурсов.

Таким образом, сотрудник в области документирования управленческой деятельности и организация работы с документами должны уметь:

• выбирать способы решения задач профессиональной деятельности применительно к различным контекстам;
• использовать современные средства поиска, анализа и интерпретации информации, и информационные технологии для выполнения задач профессиональной деятельности;
• планировать и реализовывать собственное профессиональное и личностное развитие, предпринимательскую деятельность в профессиональной сфере, использовать знания по правовой и финансовой грамотности в различных жизненных ситуациях;
• эффективно взаимодействовать и работать в коллективе и команде;
• осуществлять устную и письменную коммуникацию на государственном языке Российской Федерации с учетом особенностей социального и культурного контекста;
• пользоваться профессиональной документацией на государственном и иностранном языках.