|
Тип документа |
Виды документов |
Описание и назначение |
|
Распорядительные документы |
Приказы |
Документы оперативного управления. Фиксируют основные направления работы и ставят перед персоналом общие задачи. |
|
Распоряжения |
Документы, содержащие конкретные поручения сотрудникам/группам. Обеспечивают оперативность выполнения заданий, исключая размытость решений. |
|
|
Инструкции |
Стандартизированные алгоритмы действий в конкретных обстоятельствах. Критичны для исключения ошибок. |
|
|
Оперативные документы |
Карточки информационного обмена |
Заполняются при регистрации ЧС. Содержат ключевую информацию для оперативного реагирования и координации служб. |
|
Протоколы совещаний |
Фиксируют принятые решения и служат основанием для дальнейших действий. |
|
|
Доклады об обстановке |
Предоставляют оперативную информацию о происходящем для принятия решений диспетчером. |
|
|
Регламентирующие документы |
Положения (о службе) |
Описывают структуру, функции и обязанности диспетчерской службы. |
|
Регламенты взаимодействия |
Регулируют обмен информацией и координацию действий с экстренными службами при ЧС. |
Организация документооборота в диспетчерской службе базируется на требованиях ГОСТ Р 7.0.97-2016 с использованием СЭД «Дело» для автоматизации процессов. Ключевые принципы работы включают:
- Оперативную фиксацию происшествий;
- Контроль за выполнением поручений;
- Взаимодействие с системами логистики («4logist», «Мой Склад»);
- Формирование отчетов различного уровня детализации.
Такой подход обеспечивает рациональное управление ресурсами как в повседневной деятельности, так и в период действия чрезвычайных обстоятельств. Подавляющее большинство документов, как приходящих в офис извне, так и создаваемых в процессе работы, выполняются на бумажных носителях. Бумажные документы на время их исполнения передаются сотрудникам и, как правило, хранятся у исполнителя. Порядок хранения и систематизации документов, представляющих ценность только для конкретного сотрудника, его личное дело. Их можно хранить, как и книги в домашней библиотеке, и но формату, и по тематике, но удобнее по сочетанию этих признаков.
Систематизация и организация хранения служебных документов, находящихся у сотрудников на исполнении – дело его руководителя. С целью не только контроля исполнительской дисциплины, но и своевременного их перераспределения, в случае необходимости к уже отмеченным признакам добавляются сроки исполнения документов, степень конфиденциальности, сроки хранения документов.
Но уже система хранения документов в целом по структурному подразделению, удобство их поиска, извлечения необходимой информации, освобождение от ставших ненужными документов дело всей организации в целом. Организация хранения документов в целом по учреждению находится в компетенции его руководителя или устанавливается как единообразная организация в инструкции по ДОУ.
Все документы, проходящие через канцелярию являются связанными документами, в том смысле, что большинство из них ссылается на другие документы. Наиболее типичным случаем является входящий документ, который практически всегда порождает соответствующий ему исходящий.
Без связей как таковых могут появляться только внутренние и входящие документы. Причем входящие документы могут иметь связи как на исходящие, которые вызывают их появление, так и на другие входящие (см. «Процесс согласования или уточнения ответа» на рис. 1). Все документы связаны как в системе управления документами, так и в системе контроля исполнения (как принадлежащие одной работе). В этом смысле здесь наблюдается некоторое дублирование связей.
Связи в большинстве случаев направленные по принципу: «главный-подчиненный». Иногда встречаются ненаправленные связи, которые объединяют родственные документы (документы, посвященные одному вопросу).
Рис. 2. Взаимосвязи документов в канцелярии
Основным процессом канцелярии является прохождение по предприятию входных документов. Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных документов, точнее выполняет фискальные функции: кто и когда задержал выполнение документа. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю и на принятие решения в центральный аппарат.
Причем второй маршрут означает то, что почти наверняка этот документ будет поставлен на контроль. В то же время не следует путать со вторым маршрутом документы, которые поступают на исполнение в центральный аппарат предприятия. Такие документы (поступающие на исполнение в центральный аппарат) характеризуются тем, что ответственным исполнителем для них является один из директоров предприятия. Для документов, проходящих по второму маршруту, ответственным исполнителем является кто-то из руководителей среднего звена, а директорат осуществляет контроль за результатами работы.