Для обеспечения постоянного совершенствования и соответствия современным требованиям, необходимо наладить систему регулярного аудита документооборота. Это предполагает проведение ежеквартального анализа по нескольким ключевым направлениям. Необходимо тщательно проверять соответствие используемых документов требованиям действующих государственных стандартов (ГОСТ). Это позволит избежать юридических рисков и обеспечить унификацию документации. Важно измерять и анализировать скорость передачи данных между различными службами и подразделениями, так как замедления и задержки в передаче информации могут негативно сказаться на оперативности принятия решений и эффективности работы в целом. Следует отслеживать и анализировать процент своевременного исполнения распоряжений и поручений, поскольку низкий процент исполнения может свидетельствовать о проблемах в системе планирования, распределения задач или контроля за их выполнением [31].
В дополнение к этому, важно учитывать опыт и рекомендации, содержащиеся в отчетах кризисного центра. Эти отчеты могут содержать ценную информацию о проблемах и уязвимостях, выявленных в ходе реальных кризисных ситуаций. На основе результатов ежеквартального анализа и с учетом отчетов кризисного центра необходимо своевременно корректировать действующие регламенты, процедуры и инструкции, чтобы адаптировать их к изменяющимся условиям и повысить эффективность работы.
Таким образом, основная цель оптимизации документооборота – создание полностью цифровой системы, интегрированной с производственными процессами. Эта сквозная цифровая система должна обеспечить существенное сокращение времени реагирования на чрезвычайные ситуации (ЧС) – по оценкам, на 25–30%, что соответствует положительному опыту. Кроме того, внедрение такой системы позволит гарантировать соответствие всем необходимым требованиям, установленным Министерством чрезвычайных ситуаций (МЧС) и действующими государственными стандартами (ГОСТ).
4. Разработка рекомендаций по оптимизации документационного обеспечения управления в службе ООО «МЕДИА-ППЛ»
Одним из основных направлений является унификация документов и внедрение цифровых шаблонов. Необходимо разработать типовые формы для наиболее часто используемых документов, таких как приказы, распоряжения, акты о чрезвычайных ситуациях (ЧС) и оперативные сводки. Эти формы должны быть полностью соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 [13]. Особое внимание следует уделить созданию автоматизированных шаблонов для работы в режимах ЧС, включая шаблоны докладов в Центр управления в кризисных ситуациях (ЦУКС) МЧС и карточки инцидентов для системы “112”.
Для реализации этих мер необходимо внедрить в систему электронного документооборота (СЭД) «Дело» специальный модуль автоматической генерации документов. Этот модуль должен обеспечивать автоматическое добавление обязательных реквизитов, таких как грифы утверждения, сроки исполнения и электронная подпись. Кроме того, модуль должен содержать классификаторы по типам чрезвычайных ситуаций, разделяя их, например, на техногенные и природные, чтобы облегчить выбор подходящего шаблона и обеспечить правильную классификацию происшествия.
Для упорядочения и повышения эффективности межслужебного взаимодействия необходимо разработать и утвердить “Положение о документообороте”. Данный нормативный документ должен четко регламентировать порядок работы с документами, включая выбор каналов передачи информации в зависимости от режима работы и приоритетности задач. В том числе, в положении следует определить следующие параметры, представленные в таблице 2:
Таблица 2
Регламент использования каналов передачи информации
|
Канал передачи |
Режим использования |
Сроки реакции |
|
СЭД «Дело» |
Повседневная деятельность |
1 час |
|
SMS/мессенджеры |
ЧС, повышенная готовность |
5–10 минут |
|
Защищенные каналы |
Передача данных в МЧС |
Немедленно |
Также, необходимо обеспечить интеграцию системы электронного документооборота (СЭД) с автоматизированными системами управления (АСУ), такими как «4logist» и «Мой Склад». Эта интеграция позволит автоматизировать передачу данных о ресурсах, включая транспортные средства, персонал и запасы. Также, она обеспечит автоматическое оповещение о любых нарушениях в производственном процессе, что позволит оперативно реагировать на возникающие проблемы.
Для повышения оперативности и эффективности работы в условиях чрезвычайных ситуаций (ЧС), необходимо оптимизировать функциональность системы электронного документооборота (СЭД) «Дело». В частности, следует внедрить в СЭД возможность автоматического создания задач на основе сигналов, поступающих из автоматизированных систем управления (АСУ). Например, при получении сигнала о сбое в логистической системе, СЭД должна автоматически формировать задачи для соответствующих служб и подразделений.