Для значительного повышения эффективности работы необходимо провести масштабную цифровизацию межслужебного взаимодействия. Первоочередной задачей является глубокая интеграция системы электронного документооборота (СЭД) «Дело» с автоматизированной системой управления (АСУ) «4logist». Эта интеграция должна обеспечить автоматическую и бесперебойную передачу актуальных данных о доступных ресурсах, включая информацию о транспорте, запасах и других критически важных активах, непосредственно в Единую дежурно-диспетчерскую службу (ЕДДС). Это позволит ЕДДС оперативно располагать полной и достоверной информацией для принятия обоснованных решений в любых ситуациях.
Помимо этого, необходимо разработать и внедрить четкий, недвусмысленный регламент передачи документов между всеми взаимодействующими службами. Этот регламент должен предусматривать различные сценарии обмена информацией, в зависимости от режима работы. В повседневном режиме предлагается использовать электронные формы документов, интегрированные в СЭД, с обязательным уведомлением о доставке и прочтении документа адресатом. Это позволит отслеживать движение документов и обеспечивать своевременное рассмотрение вопросов. В условиях же чрезвычайной ситуации (ЧС), когда скорость и надежность передачи информации приобретают критическое значение, необходимо задействовать экстренные каналы связи, такие как SMS-сообщения и защищенные мессенджеры. При этом регламент должен предусматривать обязательное требование обратной подтверждающей подписи от получателя сообщения, чтобы гарантировать его доставку и ознакомление с содержанием. Такая система позволит обеспечить надежную и оперативную связь между службами даже в самых сложных и стрессовых ситуациях.
Немаловажным совершенствования является создание и внедрение документов, четко адаптированных к каждому из режимов функционирования диспетчерской службы. Для этого предлагается интегрировать в систему электронного документооборота (СЭД) специализированный модуль, который позволит существенно автоматизировать процесс создания необходимой документации в различных ситуациях.
Этот модуль должен обеспечивать автоматическую генерацию карточек инцидентов. При этом, чтобы сократить время на заполнение и минимизировать риск ошибок, модуль должен предлагать предварительную фильтрацию данных в зависимости от типа возникшей чрезвычайной ситуации (ЧС). Это позволит оператору сразу выбрать наиболее подходящий шаблон и сосредоточиться на внесении специфической информации о происшествии.
Более того, модуль должен автоматизировать создание шаблонов докладов в Центр управления в кризисных ситуациях (ЦУКС) МЧС. Эти шаблоны должны быть разработаны в соответствии с требованиями ЦУКС и содержать все необходимые поля для оперативного и полного информирования о ситуации. Автоматизация создания докладов позволит избежать ошибок и ускорить процесс передачи информации в вышестоящие органы управления, что особенно важно в условиях ЧС.
В завершение, модуль должен предоставлять возможность генерации чек-листов действий для дежурного персонала при переходе в режим повышенной готовности. Эти чек-листы должны содержать перечень всех необходимых мероприятий, которые должны быть выполнены персоналом для обеспечения готовности к реагированию на возможные происшествия. Чек-листы позволят дежурному персоналу действовать четко и последовательно, не упуская из виду важные детали, и тем самым повысить эффективность работы диспетчерской службы.
Одним из приоритетов повышения дисциплины и результативности является автоматизация контроля за исполнением документов. Для этого необходимо в системе электронного документооборота (СЭД) настроить интеллектуальную систему оповещений, которая будет автоматически уведомлять ответственных лиц о приближении сроков исполнения задач и документов. При этом, если срок исполнения документа истекает, а задача остается невыполненной, система должна автоматически эскалировать уведомление на вышестоящего руководителя, чтобы обеспечить своевременное принятие мер и предотвратить срыв сроков.
Помимо этого, необходимо внедрить цифровые журналы регистрации проверок нарушений, интегрированные с данными из автоматизированной системы управления (АСУ) «4logist». Эти журналы должны быть привязаны к конкретным этапам производственного процесса, чтобы обеспечить возможность отслеживания нарушений в контексте выполняемых операций. Автоматическая фиксация нарушений и привязка их к конкретным этапам производства позволит выявлять проблемные зоны и разрабатывать эффективные меры по их устранению, что в конечном итоге приведет к повышению безопасности и эффективности работы.