2.2. Проанализировать организацию делопроизводства в органах государственной власти/ местного самоуправления
Основные вопросы для наблюдения и анализа:
— комплектование архива организации документами;
— составление, согласование, утверждение номенклатуры дел организации.
Практическая работа:
в отчете необходимо:
2.2.1. Проанализировать комплектование архива организации документами, а именно:
каким образом осуществляется систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем — документы постоянного срока хранения, документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в деятельности ее структурных подразделений, подведомственных организаций и физических лиц? Опишите установленные сроки передачи в архив организации документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, документов по личному составу; для документов по личному составу государственных гражданских и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской или муниципальной службы. Опишите процесс комплектования документов:- проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве;- оформление дел;- передачу дел в архив организации.
2.2.2. Проанализировать составление, согласование, утверждение номенклатуры дел организации, а именно:
систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, требования к составлению номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству организации, классификационную схему номенклатуры дел организации, состав документов для составления номенклатуры дел, индексы дел, включенных в номенклатуру дел, сроки хранения дел, итоговая запись о количестве заведенных дел по форме.
Проведение экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации:- отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив организации; — отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно), подлежащих хранению в структурных подразделениях;- отбор документов, сроки, хранения которых истекли, для выделения к уничтожению. Кем осуществляется оформление дел для передачи в архив организации. Какие предъявляются требования к их оформлению и описанию?
2.2.3. Проанализировать передачу дел в архив организации, процесс хранения документов в архиве организации, процесс передачи документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив, а именно:
графики передачи дел в архив организации, описи дел структурного подразделения, прием-передача дел в архив организации, процесс хранения документов — организация хранения документов;- обеспечение сохранности документов. Схемы систематизации дел фонда.
Документы, подтверждающие любые изменения в составе и количестве единиц хранения фонда и фиксирующие проведение определенных архивных работ:
— акты проверки наличия и состояния архивных документов;
— акты о технических ошибках в учетных документах;
— акты об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных);- акты об утрате документов;
— акты приема-передачи архивных документов на хранение;
— акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;
— акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
— протоколы выемки документов;
— акты рассекречивания.
Систему научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива — комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе, архивных справочников о составе и содержании документов архива.
Оформление архивной справки- документа, имеющего юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса.
Оформление архивной копии — дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.
Процесс передачи документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив — комплекс процедур, имеющих целью комплектование государственных и муниципальных архивов документами Архивного фонда Российской Федерации, осуществляемых в соответствии с планом или в установленные договором сроки. Процесс передачи архивных документов при реорганизации или ликвидации организации.
6. Структура отчета практической подготовки в форме производственной практики (организационно-управленческая практика 1)
Отчет о практике составляется индивидуально каждым обучающимся и должен отражать его профессиональную деятельность в период практической подготовки. Отчет должен иметь следующую структуру:
— титульный лист;
— содержание;
— введение;
— основная часть:
— заключение;
— список использованных источников;
— приложения.
Титульный лист оформляется в соответствии с установленной в формой и содержит выходные данные отчета. Пример оформления титульного листа представлен в приложении 2.