2.4.3 Проведение проверочных испытаний и их результаты
Далее приведено описание программного обеспечения автоматизации Документооборота на платформе «1С: Предприятие».
На рисунке 14 показана главная форма конфигурации
Рисунок – Главная форма конфигурации
Из режима главной формы доступен переход к работе с со справочной, оперативной и отчетной информацией.
На рисунках 15-16 приведены формы работы со справочником «Номенклатура дел».
Рисунок – Справочник «Номенклатура дел» (список)
В справочнике номенклатуры дел приводятся наименование позиций, по которым осуществляется хранение документов в архиве.
Рисунок – Справочник «Номенклатура дел» (добавление)
На рисунках 17-18 приведен режим работы со справочником контрагентов.
Рисунок – Режим работы со справочником контрагентов (список)
В режиме списка контрагентов доступны возможности просмотра данных о компаниях, с которыми осуществляется документооборот, проведение сортировки информации и фильтрации данных.
Рисунок – Справочник отправителей (добавление)
В справочник отправителей вводится информация, содержащая наименование и контактные данные о компании, с которой проводится обмен корреспонденцией. На рисунках 19-20 показаны режимы работы со справочником сотрудников.
Рисунок – Справочник сотрудников (список)
В режиме списка сотрудников доступны возможности просмотра данных о специалистах, задействованных в системе документооборота, проведение сортировки информации и фильтрации данных.
Рисунок – Справочник сотрудников (добавление)
В справочник сотрудников вводится информация, содержащая ФИО, выбирается должность из классификатора, вводится контактная информация.
На рисунках 21-22 приведен режим регистрации исходящего документа.
Рисунок – Исходящий документ (регистрация)
В режиме ввода данных по исходящему документу проводится выбор отправителя из справочника сотрудников, заполняется номер, дата, содержание, проводится выбор получателя.
Рисунок – Исходящие документы (список)
В режиме списка исходящих документов возможно проведение выборки и сортировки по различным реквизитам, содержащим данные по дате и времени отправления, данные по отправителям и получателям.
На рисунке 23 приведен режим регистрации входящего документа.
Рисунок – Форма ввода входящего документа
Как показано на рисунке 23, в системе предусмотрен режим загрузки сканированной копии документа.
На рис.24 приведён режим списка входящих документов, из которого возможно проведение фильтрации, поиска по различным реквизитам.
Рисунок – Список входящих документов
В системе реализован режим формирования выходных документов. На рисунке 25 показан отчет о количестве документов по специалистам. На рисунке 26 приведен отчет, в котором отображается список документов, срок исполнения которых истек.
Рисунок –Список документов, срок исполнения которых истек
Рисунок – Отчет по количеству документов по специалистам
На рисунке 27 показан отчет, в котором приведен список документов, находящихся на исполнении.
Рисунок – Список документов, находящихся на исполнении
На рисунке 28 приведен отчет о наполняемости номенклатуры.
Рисунок – Отчет о наполняемости номенклатуры
Выводы по разделу
В проектной части работы проведено создание структуры данных информационной системы документооборота для ООО «Семейная стоматология «Крокодил Гена», определена модель жизненного цикла (спиральная), стратегия внедрения (опытная эксплуатация). Описан прототип разработанного программного решения, по результатам тестирования которого показано соответствие поставленным задачам.
3. Обоснование экономической эффективности проекта
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
Принятие решения о вводе системы в промышленную эксплуатацию принимается на основании обоснованной экономической эффективности, при отсутствии которой разработка проекта не имеет смысла. Далее проведён анализ факторов получаемой экономической выгоды и оценка размеров получаемого эффекта [7].
В рамках проведения оценки экономического эффекта внедрения системы предполагается проведение сопоставления затрат, связанных с вложениями в создание системы автоматизации работы по контролю исполнения документов (включая трудовые, материальные вложения в покупку оборудования и лицензий на ПО) [25].
Для проведения анализа экономической эффективности внедрения разработанной системы определим перечень процессов, которые автоматизированы посредством внедрения информационной системы документооборота. В качестве методики оценки экономического эффекта выбрана методика сравнения внедряемой технологии с используемой в настоящее время. В соответствии с данной методикой производится расчет сокращения трудозатрат на выполнение технологических операций () с учетом периодичности их выполнения в течение года [27].
(1)
– общий объем временных затрат на выполнение операций документооборота в годовом выражении до внедрения информационной системы;
Т — общий объем временных затрат на выполнение операций документооборота в годовом выражении при внедрении информационной системы
В денежном выражении величина экономического эффекта () вычисляется по формуле:
(2)
С0 – величина оплаты труда специалистов, задействованных в выполнении автоматизируемых технологических операций.
Вычисленные показатели экономического эффекта в денежных единицах сравниваются с размером вложений в реализацию проекта, что включает оплату труда сотрудников, задействованных в проекте. Также проводится учет стоимости машинного времени, вложения в накладные расходы, оплату электроэнергии. Также при необходимости постоянных издержек, связанных с использованием системы, их величина уменьшается из величины получаемого экономического эффекта [6]:
(3)
(Z –постоянные затраты, связанные с вводом системы в эксплуатацию)
Далее осуществляется сравнение величины полученного эффекта и вычисленного значения суммы затрат в создание системы, проводится расчет показателей денежных потоков с учётом дисконтирования.