Автоматизация документооборота

Содержание

Введение

В данной работе проведена программная реализация информационной системы для автоматизации технологии работы с документами для ООО «Семейная стоматология «Крокодил Гена». Актуальность тематики автоматизации технологий документооборота обусловлена тем, что использование информационных систем в деятельности служб делопроизводства позволяет проводить мониторинг сроков и качества отработки документов, обеспечивает возможности поиска данных о реквизитах документов, истории их отработки, а также информации об отправителях, содержании и типе корреспонденции.

Целью данной работы является автоматизация документооборота на примере ООО «Семейная стоматология «Крокодил Гена».

Задачи работы:

• изучение организационной структуры и профиля деятельности ООО «Семейная стоматология «Крокодил Гена»;
• анализ бизнес-процессов работы с документами, выявление потребностей пользователей во внедрении информационной системы;
• анализ ИТ-инфраструктуры организации;
• изучение возможностей программных решений в области автоматизации работы с документами;
• разработка структуры данных информационной системы документооборота;
• разработка требований к архитектуре приложения;
• определение требований к информационной системе по видам обеспечения;
• описание разработанной системы;
• разработка проекта внедрения системы, выбор стандарта жизненного цикла, способа автоматизации;
• расчет стоимости проектных решений, оценка получаемого экономического эффекта в денежном выражении.

Объект исследования: деятельность ООО «Семейная стоматология «Крокодил Гена».

Предмет исследования: автоматизация технологии документооборота ООО «Семейная стоматология «Крокодил Гена».

1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»

1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

В рамках данной работы проведено изучение технологии работы стоматологического центра. Целью деятельности учреждений указанного профиля является оказание помощи, связанной с лечением стоматологических заболеваний, мер по профилактике их возникновения, проведение диагностических процедур, связанных с выявлением патологий, связанных с заболеваниями челюстно-лицевой области.

Стоматологические центры классифицируются [1]:

• по профилю оказания услуг;
• по финансированию: государственные, частные, что предполагает возможности получения финансирования как за счет Фонда медицинского страхования, так и собственных средств клиентов;
• по категориям: кабинеты, поликлиники, стоматологические центры.

Деятельность стоматологических центров регламентируется действующим законодательством в области здравоохранения, контролируется органами Росздравнадзора, Роспотребнадзора и др. [20].

Задачами современных стоматологических центров являются [1]:

• возможности оказания стоматологических услуг на высоком технологическом уровне, использование современных технологий лечения, диагностики и профилактики, что предполагает необходимость проведения переподготовки специалистов, закупки оборудования, позволяющего проводить процедуры, обеспечение возможности использования современных программных и аппаратных средств;
• в условиях частных стоматологических клиник необходимо обеспечить возможности привлечения клиентов, обеспечения необходимых параметров прибыльности;
• привлечение квалифицированных кадров, создание для них привлекательных условий в плане оплаты труда и условий для профессионального и карьерного роста.

Прибыль, получаемая стоматологическими клиниками, определяется качеством оказания услуг, облуживания клиентов, привлекательными ценовыми предложениями, объемом клиентской базы. Таким образом, задачи повышения эффективности стоматологических центров включают: качество оказания услуг, организации обслуживания, использование возможностей взаимодействия с клиентами с использованием современных технологий.

В таблице 1 приведены основные экономические параметры ООО «Семейная стоматология «Крокодил Гена» по состоянию на 1 квартал 2023г.

Таблица 1

Основные экономические параметры ООО «Семейная стоматология «Крокодил Гена»

Современная стоматология представляет собой высокотехнологичную отрасль, в которой используется современное медицинское оборудование, а также программное обеспечение, используемое для поддержки лечебного процесса, а также обеспечивающих технологий, включающих работу с клиентами, организацию приема клиентов, кадровый и бухгалтерский учет стоматологического центра [19].

Цели автоматизации стоматологических центров включают [5]:

• управление процессом оказания стоматологических услуг, что включает использование программного и аппаратного обеспечения для 3-D моделирования состояния объектов для хирургического вмешательства, использование систем визуализации снимков, с которыми проводится работа при диагностике стоматологических заболевания и состояния ротовой полости;
• управление взаимоотношениями с клиентами, что включает: организацию записи на прием, сбор информации обратной связи, формирование отчётности по клиентской базе;
• автоматизацию процессов кадрового учета, что включает распределение нагрузки на стоматологов, учет данных о квалификации, необходимости прохождения переподготовки и аттестации;
• автоматизацию технологии работы по учету финансово-хозяйственной деятельности, что включает: учет поступлений от клиентов, Фонда медицинского страхования и др., учета расходов на оплату труда персоналу, затрат на приобретение материалов, медицинского оборудования, затраты на содержание помещений, оплату налогов;
• автоматизацию системы планирования и прогнозирования.

Таким образом, использование информационных технологий обеспечивает возможности повышения эффективности работы стоматологических центров, оптимизации бизнес-процессов, сокращения времени на распределение нагрузки на специалистов, оформление документации и отчётности [18].

В рамках разработки медицинских информационных систем необходимо обеспечивать требования к соблюдению требований по защите информации в части персональных данных пациентов, данных о состоянии здоровья, что предполагает использование систем разграничения доступа, установку средств антивирусной, криптографической защиты, систем аппаратной аутентификации [9].