2.2.1 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
В рамках проектируемой информационной системы документооборота используются справочники и документы:
|
корреспонденты (отправители и получатели) |
|
входящие документы, Исходящие документы |
|
сотрудники |
|
резолюции |
Перечень справочников, используемых в технологии формирования отчетности, приведен в таблице 10.
Таблица 10
Структура нормативно-справочной информации
|
№ п/п |
Наименование справочника |
Реквизиты |
Ответственный за ведение |
Количество записей |
Частота актуализации (ед./год) |
|
1 |
Сотрудники |
ФИО, Номер телефона, должность |
Специалист по делопроизводству |
350 |
60 |
|
2 |
Корреспонденты |
Наименование, адрес, телефон |
Специалист по делопроизводству |
12000 |
1000 |
|
3 |
Статусы отработки |
Наименование статуса |
Специалист по делопроизводству |
100000 |
20000 |
|
4 |
Должности |
Наименование должности |
Специалист по делопроизводству |
40 |
5 |
|
5 |
Номенклатура дел |
Номер вида номенклатуры, срок хранения |
Специалист по делопроизводству |
100 |
10 |
Структура оперативной информации приведена в таблице 11.
Таблица 11
Структура оперативной информации
|
№ п/п |
Наименование справочника |
Реквизиты |
Ответственный за ведение |
Количество записей |
Частота актуализации (ед./год) |
|
1 |
Входящий документ |
Дата, Номер, содержание, корреспондент, резолюция, исполнитель, контрольная дата, статус отработки, номер дела в номенклатуре |
Специалист по делопроизводству |
100000 |
20000 |
|
2 |
Исходящий документ |
Дата, Номер, содержание, корреспондент, исполнитель, контрольная дата |
Специалист по делопроизводству |
100000 |
20000 |
Разработка перечня информационных объектов производится в соответствии со спецификой предметной области с учётом структуры условно-постоянной и оперативной информации.
2.2.2 Характеристика результатной информации
К результатной информации относится сформированная отчётность, в которой отражаются данные по документообороту, что включает данные по состоянию отработки документов, своды по объемам отрабатываемых документов.
В таблице 12 приведено описание форм результатной информации.
Таблица 12
Описание форм результатной информации
|
Выходной документ |
Реквизиты документа (поля) |
Частота формирования |
Источник |
Способ доставки потребителям |
|
Количество документов по исполнителям |
ФИО сотрудника, количество документов, дата |
1000 раз/год |
Входящие документы, исходящие документы, сотрудники |
Файловый, отчет на бумажных носителях |
|
Отчет по наполняемости номенклатуры |
Наименование номенклатуры дел, количество документов, дата |
100 раз/год |
Входящие документы, исходящие документы, номенклатура |
Файловый, отчет на бумажных носителях |
|
Отчет по просроченным документам |
ФИО сотрудника, номер документа, корреспондент, содержание дата |
300 раз/год |
Входящие документы, исходящие документы, корреспонденты, специалисты |
Файловый, отчет на бумажных носителях |
|
Список документов в работе |
ФИО, номер документа, корреспондент, содержание дата |
300 раз/год |
Входящие документы, исходящие документы, корреспонденты, сотрудники |
Файловый, отчет на бумажных носителях |
В системе предполагается возможность настройки макетов отчетности, соответствующих потребностям сотрудников по делопроизводству.
2.3.Программное обеспечение задачи
2.3.1. Сценарий диалога
Диаграмма «Дерево функций» обеспечивает наглядное отображение иерархии функций управления и способы обработки данных, автоматизация которых реализована в информационной системе.
Определены следующие подмножества функций информационной системы (рисунок 8) [9]:
служебные функции (включающие проверку пароля, управление интерфейсом системы и др.);
основные функции, связанные с обработкой данных (включают ввода первичных данных, их обработку, ведение справочников, подготовку и распечатку документации и др.).
Рисунок 9 — Дерево функций
Таким образом, интерфейс разрабатываемого программного продукта должен соответствовать показанной структуре и включать перечень указанных основных и служебных функций [20]. На рис.9 приведен сценарий диалога системы.
Рисунок — Схема сценария диалога системы
Настройка пользовательского меню производится в соответствии с приведенной схемой. Доступные режимы использования системы должны соответствовать должностным обязанностям специалистов, предоставление доступа не должно предполагать наличия функций, не используемых специалистами соответствующей роли.
2.3.2. Характеристика базы данных
Сущностями проектируемой информационной системы являются:
- сотрудники, задействованные в системе документооборота;
- контрагенты;
- входящие документы;
- исходящие документы;
- архивная номенклатура;
- история статусов;
- руководители;
- резолюции;
- статусы отработки;
- должности.
На рисунке 10 показана даталогическая модель базы данных.
Рисунок — Даталогическая модель
Согласно построенной модели, проведем построение структуры базы данных.
Таблица 13
Структура справочника должностей
|
Наименование поля |
Тип данных |
Примечание |
Обязательность |
|
Код должности |
Целое |
Ключевое поле |
Да |
|
Наименование должности |
Текст |
Да |
Таблица 14
Структура справочника сотрудников
|
Наименование поля |
Тип данных |
Примечание |
Обязательность |
|
Код сотрудника |
Целое |
Ключевое поле |
Да |
|
Код должности |
Целое |
Да |
|
|
ФИО |
Текст |
Да |
|
|
Номер телефона |
Текст |
Да |
Таблица 15
Структура справочника статусов отработки документа
|
Наименование поля |
Тип данных |
Примечание |
Обязательность |
|
Код статуса |
Целое |
Ключевое поле |
Да |
|
Наименование статуса |
Текст |
Да |
Таблица 16
Структура справочника корреспондентов
|
Наименование поля |
Тип данных |
Примечание |
Обязательность |
|
Код корреспондента |
Целое |
Ключевое поле |
Да |
|
ФИО |
Текст |
Да |
|
|
Адрес |
Текст |
||
|
Телефон |
Текст |
Нет |
Таблица 17
Структура журнала входящих документов
|
Наименование поля |
Тип данных |
Примечание |
Обязательность |
|
Код входящего документа |
Целое |
Ключевое поле |
Да |
|
Код корреспондента |
Целое |
Да |
|
|
Код номенклатуры |
Целое |
Да |
|
|
Содержание |
Текст |
Да |
|
|
Дата регистрации |
Дата |
Да |
|
|
Контрольная дата |
Дата |
Да |
|
|
Резолюция |
Целое |
Да |
Таблица 18
Структура журнала исходящих документов
|
Наименование поля |
Тип данных |
Примечание |
Обязательность |
|
Код входящего документа |
Целое |
Ключевое поле |
Да |
|
Код корреспондента |
Целое |
Да |
|
|
Содержание |
Текст |
Да |
|
|
Дата регистрации |
Дата |
Да |
|
|
Код сотрудника |
Целое |
Да |
|
|
Код архивной номенклатуры |
Целое |
Да |
Таблица 19
Структура справочника архивной номенклатуры
|
Наименование поля |
Тип данных |
Примечание |
Обязательность |
|
Код номенклатуры |
Целое |
Ключевое поле |
Да |
|
Наименование номенклатуры |
Текст |
Да |
|
|
Срок хранения |
Целое |
Да |
Таблица
Структура справочника руководителей
|
Наименование поля |
Тип данных |
Примечание |
Обязательность |
|
Код руководителя |
Целое |
Ключевое поле |
Да |
|
ФИО |
Текст |
Да |
Таблица
Структура журнала резолюций
|
Наименование поля |
Тип данных |
Примечание |
Обязательность |
|
Код наложенной резолюции |
Целое |
Ключевое поле |
Да |
|
Описание |
Текст |
Да |
|
|
Код руководителя |
Целое |
Да |
|
|
Срок исполнения |
Целое |
Да |
|
|
Код входящего документа |
Целое |
Да |
Таблица
Структура журнала изменения статусов
|
Наименование поля |
Тип данных |
Примечание |
Обязательность |
|
Код изменения статуса |
Целое |
Ключевое поле |
Да |
|
Код статуса |
Текст |
Да |
|
|
Дата |
Дата |
Да |
|
|
Код сотрудника |
Целое |
Да |
|
|
Код входящего документа |
Целое |
Да |
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)
На рисунке 11 показано дерево вызова программных модулей
Рисунок – Дерево вызова программных модулей