Автоматизация документооборота

1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИСдля автоматизации комплекса задач

Определим способ приобретения информационной системы для автоматизации технологии документооборота в исследуемой компании. Приобретение программного решения возможно через [24]:

• покупку программного продукта от разработчика;
• приобретение платформы с возможностью внесения изменений в функционал;
• собственную разработку информационной системы.

Выбор способа автоматизации зависит от решаемых задач, рынка существующих программных решений, наличия специалистов, которые могут проводить разработку или доработку программных решений.

Способ приобретения готовых решений эффективен при необходимости автоматизации типовых задач, предполагающих необходимость работы с формализованными документами, расчета отчётных показателей в соответствии с действующим законодательством.

Приобретение программных решений с внесением в них изменений возможен в случаях наличия технологических особенностей обработки информации в условиях конкретной компании.

Создание программных продуктов специалистами организации производится в случаях, когда имеется возможность проведения создания ПО и при невозможности использования готовых решений (вследствие высокой стоимости готового ПО, рисков зависимости от разработчика, обработки конфиденциальной информации).

Специфика исследуемой компании и задачи автоматизации документооборота обеспечивает возможности самостоятельной разработки программного обеспечения.

1.4. Обоснование проектных решений

1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение – совокупность проектных решений по объемам, размещению, формам организации информации (единой системы классификации и кодирования информации унифицированных систем документации, схем информационных потоков), циркулирующей в организации, а также методология построения баз данных [9].

В рамках технологии контроля исполнения документов информационное обеспечение включает [23]:

• формализованные документы по учету номенклатуры дел;
• формализованные документы по постановке документов на контроль;
• карточку исполнения документов;
• бланки карточек регистрации полученной и отправленной корреспонденции.

Формализованные документы утверждаются в стандартах по ведению делопроизводства.

Название входных документов: входящая корреспонденция, исходящий документ, резолюция.

Название выходных документов: список документов в работе, список документов по исполнителям, наполняемость номенклатуры дел, список просроченных документов.

Название классификаторов: номенклатура дел, сотрудники, должности, организации.

Обрабатываемые типы данных в системе автоматизации делопроизводства включают:

• реквизиты входящих документов, включающие информацию о типе документа, сроке исполнения, дате поступления, отправителе, признаке конфиденциальности;
• реквизиты отправляемых документах, включающие данные об исполнителе, дате отправки, содержании, получателе, признаке конфиденциальности.

Поступление и отправка документов возможны как в бумажном, так и в электронном форматах.

Для автоматизации технологии документооборота предполагается использование реляционной модели базы данных.

1.4.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение — совокупность программ системы обработки информации и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ. [11]

Разрабатываемая система предназначена для работы в операционной системе Windows. Эта операционная система имеет очень большой набор утилит и служебных программ, предназначенных для администрирования, управления и диагностики системы, а также прикладных приложений. Кроме того, она поддерживает обширный программный интерфейс для написания собственных приложений для работы в этой операционной среде [22].

В таблице 6 приведено обоснование выбора системы разработки приложения для автоматизации поставленных задач. В качестве платформ для создания приложений рассмотрены: MS Visual Studio, PyCharm, режим конфигуратора системы «1С: Предприятие» (рассматривается не использование готовых решений на данной платформе, а собственная разработка системы в формате конфигурации 1С).

Таблица 5

Обоснование выбора системы разработки приложения для автоматизации поставленных задач

Таким образом, по большей части критериев оптимальное решение для программной реализации системы – среда разработки «1С: Предприятие» (режим Конфигуратора, а не готовой системы).

Таким образом, при расчете требований к параметрам технического обеспечения необходимо учитывать системные требования для обеспечения функционирования всего комплекса программного обеспечения, используемого в условиях исследуемой компании.

Выбор средства разработки производится с учетом множества факторов, включающих совместимость с архитектурой существующей системы, наличия лицензий на соответствующее программное обеспечение, а также с учетом максимального соответствия среды разработки специфике решаемой прикладной задачи [21].

В таблице 6 приведен перечень проектных решений по видам программного обеспечения, используемых в данной работе.

Таблица

Перечень программного обеспечения, используемого в проекте

автоматизации документооборота

Также выбор инструментария разработки должен производиться с учетом соответствия современным тенденциям развития ИТ-технологий, поддерживаться производителями и иметь расширения для обеспечения совместимости с программным и аппаратным обеспечением. Необходимо использования языка программирования, работающего с сервером напрямую [20].

Для построения моделирования диаграмм предметных областей и баз данных использовалось ПО: MS Visio, ERWin Data Modeler, ER Win Process Modeler.