Автоматизация документооборота

1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи

Далее проведён обзор аналогов разрабатываемой системы.

Приоритетными направлениями в анализе функционала являются:

1. СЭД Тезис

Функционал системы включает:

• ведение учета входящих и исходящих документов;
• поддержка жизненного цикла документа по полному циклу;
• формирование оповещений при наступлении срока окончания отработки документа;
• поддержка работы с архивом документов и номенклатурой дел предприятий.

Система поставляется в формате облачного сервиса, что не требует проведения работ по настройке и развертыванию программного обеспечения, защите и резервному копированию базы данных. Также реализован графический интерфейс, позволяющий проводить анализ существующего состояния отработки документов. На рис.10 приведен интерфейс работы с документами в СЭД Тезис.

Рисунок 10 – Интерфейс работы с документами в СЭД Тезис

1. DocWebService

Данная система помимо регистрации документа, учета состояния его отработки обеспечивает возможности работы с текстовой частью документа как в индивидуальном, так и совместном режимах. В системе реализована интеграция с почтовыми сервисами и мессенджерами, настройка системы отчетности по контролю исполнения документов.

В системе поддерживаются возможности сдачи отчетности в формате типизированных файлов (XML)в государственные органы, возможности документооборота с банковскими учреждениями и контрагентами. На рис.11 приведён интерфейс системы DocWebService.

Рисунок 11 — Интерфейс системы DocWebService

1. Lotus Domino

Данная система обеспечивает возможности ведения управленческого документооборота, контроля исполнения управленческих решений. Реализованы возможности:

• файлового обмена в рамках ведения внутреннего документооборота;
• работы с корпоративными форумами;
• возможности работы с системой автоматизации сбора отчетных форм (настроенные администратором отчеты заполняются пользователями, и система выдает сводную информацию).

В таблице 4 приведена сравнительная характеристика рассмотренных программных продуктов.

Таблица 4

Сравнительная характеристика продуктов автоматизации технологии документооборота

По итогам проведённого анализа рассмотренных систем было показано, что указанные программные решения частично позволяют решать задачи автоматизации системы документооборота. При этом облачная архитектура решений создает риски зависимости от поставщика услуг, а использование LotusDomino создает риски блокировок лицензий вследствие санкций, а также имеет большой объем функционала, который не предполагается использовать в условиях исследуемой компании.

1.3.2 Выбор стратегии автоматизации. Постановка задач автоматизации

Проведем обоснование стратегии внедрения информационной системы контроля исполнения документов в условиях ООО «Семейная стоматология «Крокодил Гена».

Для обоснования стратегии автоматизации необходимо выбрать стратегию из следующих вариантов [13]:

• хаотичной автоматизации, предполагающей использование различных платформпо отдельности для каждойприкладной задачи;
• автоматизации по участкам, при использовании которой для каждого участка работы проводится разработка собственного программного решения;
• автоматизации по направлениям, при использовании которой для каждого из направлений работы проводится разработка собственного программного решения;
• внедрение интегрированнойплатформы для автоматизации деятельности организации.

Далее проведён обзор особенностей использования указанных стратегий.

Применение хаотичной стратегии предполагает отсутствие единых подходов к автоматизации деятельности подразделений компании. При возникновении потребностей во внедрении программных решений в деятельность специалистов проводится анализ соответствия внедряемого ПО автоматизируемому функционалу без проведения проверки на эффективность работы в ИТ-инфраструктуре компании, необходимости разработки дополнительных решений для обмена информацией. Как правило, при использовании данной стратегии, необходимо дублирование ввода идентичной информации.

При использовании стратегии автоматизации «По участкам» предполагается внедрение информационных систем в деятельность в области автоматизации определенного участка работы. Предполагается исключение дублирования ввода данных, но не учитывается специфика использования программных решений внутри отдела, что создает необходимость решения дополнительных задач, предполагающих операции обмена данными между подсистемами.

В случае выбора стратегии, связанной с автоматизацией направления деятельности информационные системы внедряются в работу целостных технологических процессов в деятельности организации, что предполагает необходимость использования интегрированных решений для основных направлений деятельности компании.

Внедрение интегрированных решений для автоматизации деятельности компаний связано с использованием единого программного решения для всех направлений деятельности. Указный подход эффективен в условиях компаний с развитой филиальной сетью и множеством подразделений, что требует координации деятельности из единого центра.

Основываясь на том, что в рамках данного проекта предполагается автоматизация бизнес-процесса по автоматизации документооборота, выбрана стратегия автоматизации «по направлению».