ООО «ИНТЕР-ПОЧТА-СТОЛИЦА» насчитывает более 950 профессиональных сотрудников, которые помогают своим клиентам в решении их задач; более 12 000 клиентов, число которых растет с каждым днем, благодаря упорной работе сотрудников; это 1400 кв.м. офисных и 2500 кв.м производственных площадей, на территории которых рождаются лучшие решения для удовлетворения потребностей наших клиентов.
Фирма завоевала авторитет на рынке благодаря упорной работе и постоянному повышению качества услуг.
Цель компании: создание цивилизованной среды информационного обеспечения для российского бизнеса.
Перспективы:
- развитая сеть В2В, максимально приближенная к потребителю, располагающая комплексом продуктов и услуг и персональных решений для бизнеса;
- лучший в отрасли человеческий капитал, обеспечивающий компании позицию безусловного отраслевого лидера;
- широкий спектр продуктов и услуг, обеспечивающий предоставление персонализированной информации и сервиса;
- сочетание традиционных и новейших технологий передачи информации.
Политика в области качества заключается в сознательном выполнении каждым сотрудником всех требований системы менеджмента качества, разработанной с учетом интересов всех заинтересованных сторон: клиентов, персонала, поставщиков, акционеров и общества.
Для того чтобы лучше разобраться в деятельности фирмы, ниже будет представлена оргструктура предприятия, с основными отделами и описанием их функций.
Рисунок 1.1 — Организационная структура фирмы
Краткое описание функций каждого отдела.
Отдел персонала и коммуникаций:
- Отдел персонала:
- секретариат — прием входящих звонков, почты, и посетителей, создание и поддержка оргсхемы;
- менеджер по найму — реклама, интервью о найме, тестирование, оформление принятых сотрудников, расторжение трудовых соглашений;
- менеджер по персоналу — постановка на пост, стажировка, адаптация, введение личных дел и увольнение, заключение договоров с ИП.
- ответственный за систему коммуникаций — поддержание системы коммуникаций в рабочем состоянии;
- ответственный за документы — создание и размножение бланков;
- ответственный за внешние коммуникации — отправление и получение коммуникаций по почте, Е-мейл рассылка, почтовая рассылка, отправка факсов;
- системный администратор — покупка программного обеспечения, администрирование компьютеров и программного обеспечения.
Отдел распространения:
- Публикация:
- ответственный за публикации — создание и рассылка журналов фирмы, заказ и распространение сувенирной продукции.
- маркетолог — составление маркетинговых программ, плана исследования, вопросов для опроса, организация проведения исследований и опросов;
- дизайнер — дизайн материалов по продвижению, Web-дизайн, дизайн презентаций;
- ответственный за продвижение — раскрутка сайта в интернете, введение рассылки в интернете и рассылочных сайтах, поддержка сайта в настоящем времени, наполнение его свежей информацией.
- ответственный за файлы — введение центрального файла в компьютере, адресный файл, бумажный архив, регистратор центрального файла, обзвон центрального файла, письма по центральному файлу, поздравление с праздниками по центральному файлу;
- персональный менеджер — встречи с клиентами из центрального файла, оформление договоров на услуги.
Финансовый отдел:
- Доходы:
- ответственный за доходы — оформление документов на оплату услуг, сбор денег с клиентов, заключивших договоры, сбор долгов с клиентов, внесших предоплату, операции с внутренними персональными счетами клиентов.
- ответственный за расходы — оплата счетов в соответствии с финансовым планированием и линией дат, выплата в налоговые органы, начисление и выплата заработной платы, закупка из офиса.
- бухгалтерия — инвентаризация имущества и ведение инвентаризованного учета, ведение операций по банковским счетам фирмы, операции с персональными счетами сотрудников, ведение первичной документации предприятия в соответствии с оргполитикой по ведению бухгалтерии, отчеты перед госструктурами;
- аудитор — внутренний аудит.
Административный отдел:
- Офис учредителя:
- коммуникатор учредителей — утверждение оргполитики и технологии основателем, контроль выполнения оргполитики и технологии;
- ответственный за создание услуг — разработка услуг, утверждение услуг и материалов;
- финансовый директор — финансовое планирование, ведение счетов учредителей и резервных счетов, инвестиционная деятельность;
- ответственный за недвижимость — аренда, покупка и эксплуатация недвижимости и оборудования.
Производственный отдел:
- Отдел качества:
- отдел контроля качества — перевод просьб и переадресаций в ТБК;
- отдел логистики — присвоение маршрутов по переадресациям (авто и пешии), изменение маршрутов в ТБК и Штрих2, изменение литер в ТБК.
- ПДО — получение информации по тарифам и ценам на дальнее зарубежье, предоставление ШПИ на следующий месяц, решение вопросов с отделом КС по проблемным адресам, оформление сменных заданий в Штрих2;
- клиентский отдел — предоставление баз данных заказчика в электронной виде, решение вопросов по проблемным адресам с заказчиками, переоформление сменных заданий, уточнение информации по базам данных у заказчиков.
- отдел персональной доставки — информация о доставленной продукции.
1.1.2 Описание экономической области функционирования объекта исследования
В данный момент компания переживает не лучшие времена в экономической сфере. Рынок печатной продукции в нашей стране переживает не лучшие времена, но очевидно, что еще в более плачевном виде оказываются компании, непосредственно связанные с данным рынком. Речь идет о фирмах, предлагающих свои услуги по доставке и распространению газет и журналов. На сегодняшний день таких компаний, пытающихся составить конкуренцию государственному монополисту — «Почте России», можно сосчитать по пальцам одной руки. Но, похоже, что на рынке распространения печатной продукции одним игроком становится меньше.
Проблемы у данной организации начались еще несколько лет назад. Очевидно, сказался именно последний кризис, а также общий упадок рынка печатной прессы в нашей стране (да и во всем мире). Внешние признаки закрытия компании не так очевидны, как коммерческая составляющая существования данной фирмы. Компания ООО «ИНТЕР-ПОЧТА-СТОЛИЦА» не перечисляет средства за периодическую продукцию в издательства уже несколько месяцев. Причем все это время фирма собирает деньги с подписчиков на данные газеты и журналы, в том числе и на второе полугодие 2013 года. Остается только удивляться существующим и потенциальным клиентам данной фирмы, т. к. большинство изданий они не получают уже по полгода. Ведь большинство уважающих себя издательских домов уже не верят пустым обещаниям руководства фирмы ООО «ИНТЕР-ПОЧТА-СТОЛИЦА» «…перечислить деньги через месяц (два, три и т.д.)…», и не отпускают периодическую продукцию в компанию под «честное» слово.