Основная цель внедрения такой программы — улучшение ряда экономических показателей, т.е. если в программе будет присутствовать функция калькуляции стоимости почтовых отправлений, то это значительно сократит время на обработку входящей информации и позволит быстрее произвести подсчет убытков, сокращение простоев товара на складе. А также минимизируется время обработки самого заказа. Что в свою очередь позволит фирме увеличить производительность, расширить поиск новых клиентов.
Разрабатываемая система призвана устранить следующие недостатки:
- отсутствие выполнения калькуляции стоимости почтовых отправлений в одной программе;
- отсутствие ожидания информации о стоимости заказа в зависимости от веса посылки;
- отсутствие частичной информации о заказе (без учета стоимости посылки и выявления некорректных адресов);
- отсутствие хранение информации о весе, типах, сроках доставки посылок в нескольких программах.
Разрабатываемая ЭИС обеспечит возможность выполнения функций:
- калькуляция стоимости заказов с учетом информации о статусе печатной продукции (неполных комплект, дальнее зарубежье, простые отправления);
- хранение информации о тарифах и наценках на посылку с учетом ее веса для калькуляции конечной суммы заказа;
- вывод на экран информации о заказе в целом, с расчетом стоимости, а также тех адресов, что были выявлены как некорректные или по дальнему зарубежью;
- просмотр готовой документации, а также возможность пользователю корректировать ее в режиме конструктора;
- хранение информации о заказе в одном месте, предоставляя быстрый доступ к ней;
- индексирование базы данных адресов чтобы не тратить время на ручное исправление адресов;
- печать готовой документации, отчета о стоимости посылок.
При разработке ЭИС будут учтены следующие требования:
- понятный пользовательский интерфейс и легкость обучения персонала;
- авторизация пользователей;
- формирование отчетных документов согласно требованиям предприятия и ГОСам Почты России;
- обеспечение централизованного накопления данных.
Качество проделанной работы также зависит от хорошей и правильной работы программы. Чем меньше программных ошибок, тем быстрее возможно выполнение поставленной задачи. И чем меньше сотрудник отвлекается на дополнительные работы по заказу, тем качественнее будет сделана его задача.
Создаваемая программа позволит минимизировать время обработки адресов и приведения их в стандартный вид. Позволит намного быстрее рассчитать расходы на доставку журналов и газет. С увеличением объема работы, увеличением числа обслуживаемых клиентов и выпуска продукции, программа позволит более точно, быстро и корректно обработать поступающие данные, увеличивая прибыть компании и уменьшая штрафы за невыполнение сроков доставки.
На выходе имеется готовый результат: корректно обработанные адреса по заказу, оформление документации на отправку груза, проставление указанного почтамта, выявление некорректных адресов с последующим согласованием, выявление почтовых отправление для дальнего зарубежья и подготовкой для них накладных, расходной документации. А также проставление цен на основе данных о весе заказанной продукции.
1.4 Анализ существующих разработок
На рынке присутствует множество программ, предназначенных для обработки почтовых отправлений. Вот пример нескольких из них, со схожим функционалом как и у разрабатываемой программы в данном ДП.
“WinPost”.
Программное обеспечение “WinPost” обеспечивает функционирование автоматизированного рабочего места оператора почтовой связи и решение всего комплекса задач операционного дня.
В информационной системе ПКТ “WinPost” реализованы следующие функции:
- приём, вручение, досыл и возврат как внутренних, так и международных почтовых отправлений;
- приём различных платежей и осуществление выплат клиентам;
- приём как внутренних, так и международных переводов, выдача переводов клиентам;
- приём телеграмм;
- оформление подписки на периодические издания;
- проведение электронных платежей;
- проведение возвратных операций;
- формирование «электронной очереди»;
- продажа товаров.
Оплата услуг в ИС ПКТ “WinPost” может быть осуществлена:
- по наличному расчету;
- по безналичному расчету;
- в счет авансового платежа;
- с расчетной пластиковой карты.
Во время выполнения различных операций и по окончании смены ИС ПКТ “WinPost” предусматривает формирование и вывод на устройство печати различных форм фискальных и нефискальных документов.
«Партионная Почта».
Пакет программ «ПАРТИОННАЯ ПОЧТА» является одним из элементов системы ОАСУ РПО. Пакет предназначен для приема, обработки и создания информации о регистрируемых почтовых отправлениях, обработки партионной почты, проверки корректности информации и тождественности информации и отправлений и другие операции.
Состав пакета программ:
1. РПО (регистрируемые почтовые отправления) — модуль позволяет производить операции с РПО: обмен информацией с базой ПРО РФ (экспорт/импорт); сбор информации; поиск почтовых отправлений и другие операции.
2. Ручной ввод информации об РПО — позволяет производить ввод данных об РПО за объекты почтовой связи, не имеющие возможность импортировать данные в электронном виде.
3. Предпочтовая подготовка партионных отправлений — позволяет формировать всю сопроводительную документацию к партионной почте. Функции программы: Формирование и/или редактирование информации о почтовых отправлениях в соответствии с требованиями почты (проверка на корректность почтового индекса и возможность доставки, проверка на соответствие виду и категории отправления, допустимому весу, наложенному платежу и т.д.). Формирование уникального почтового идентификатора для каждого регистрируемого почтового отправления в соответствии с требованиями почты. Автоматическая тарификация отправлений, включая комбинированную доставку. Формирование списка формы 103 в электронном виде в соответствии с требованиями почты. Печать сопроводительной документации к партионной почте: ф.103, ф.16, ф.117, ф.113, ф.116, ф.10, ярлык ф.7, печать на конвертах и т.п. Ведение базы данных по отправлениям с возможностью установления отметок о прохождении почты и иных технологических отметок. Импорт замечаний и ошибок обработки информации об отправлениях на объекте почтовой связи, а так же отображение результатов обработки в наглядной форме.
Так же в состав пакета программ входит ряд утилит:
- Расположение базы данных.
- Резервные копии.
- Управление доступом.
- Перенос данных.
- Калькулятор тарифов.
ПК «СБСОФТ-ОПС» — Электронные дневники.
ПК «СБСОФТ-ОПС» позволяет расширить возможность формирования и представления в электронном виде данных отчетности ОПС.
Основные задачи модуля:
- реализация на уровне ОПС рабочего места начальника отделения связи и автоматизированного режима формирования данных отчетности, включая данные, получаемые от “WinPost”, и данные, вводимые в режиме «занемех»;
- формирование на уровне ОПС в автоматизированном режиме данных отчетности в полном объеме, предусмотренном регламентирующими документами ФГУП «Почта России»;
- передача данных отчетности из ОПС на Почтамт в автоматизированном режиме или на сменных носителях;
- обработка данных отчетности ОПС на Почтамте с формированием сводных данных по форме 130.
Реализованы следующие процессы: