Автоматизация производственных процессов сотрудника отдела кадров

Стрелки входа: заказ, таблица Excel, информация о весе.

Стрелки выхода: корректные адреса, некорректные адреса, развесовка, готовый вес, документация в ОС2.

Механизмы и управление: должностные инструкции, стандарты и ГОСы.

Ресурсы: сотрудник ООБДиП, офисная техника и ПК, ЭИС.

В результате дальнейшего разбиения функция формирование отчетности получает диаграмму декомпозиции, представленную на «Рисунке 2.4».

Рисунок 2.4 — Оптимизированная диаграмма декомпозиции IDEF0. Формирование отчетности

Процесс формирования отчетности делится на:

1. Распечатка сопроводительной документации Ф-103 для всех типов посылок (распечатка стандартных документов для отправки всех видов посылок по России).

2. Распечатка сопроводительной документации для посылок дальнего зарубежья (распечатка документов для отправки посылок дальнего зарубежья).

3. Распечатка этикеток (распечатка этикеток с корректными адресами и штрих-кодами).

4. Распечатка сопроводительной документации об общей стоимости каждого заказа (документы, включающие полную стоимость всех заказов с разными типами посылок после обработки заказа).

Стрелки входа: список готовых адресов, стоимость заказов.

Стрелки выхода: отчет об общей стоимости каждого заказа, готовая сопроводительная документация.

Механизмы и управление: должностные инструкции, стандарты и ГОСы.

Ресурсы: сотрудник ООБДиП, офисная техника и ПК, ЭИС.

В результате оптимизации время для обработки и калькуляции стоимости почтовых отправлений значительно уменьшится, что в свою очередь позволить увеличить поток новых заказов. С помощью новой программы возможно будет обработать входящую информацию более точно, для того чтобы не отправлять ее на согласование в другие отделы по несколько раз. Качество поставки также улучшится, потому что фирма сможет принимать вдвое больше заказов и заключать новые договора с новыми поставщиками. Соответственно подобная оптимизация поможет увеличить прибыть фирмы в целом.

Если следовать этой разработке, то функция отправки информации о посылках на согласование должна происходить единожды, и только после того, как будет получена информация о весе посылки и ее комплектации. Информации о весе также можно получить, не проходя этапа распечатки документации на развесовку. Но это возможно лишь в том случае, если заказчик заранее оговорит вес посылки, который должен быть неизменным, согласно его требованиям. В этом случае, используя новую программу, возможно будет произвести корректировку адресатов и сразу же произвести калькуляцию стоимости почтовых отправлений, с последующим формированием сопроводительной документации и отправки этой информации на согласование в отдел ПДО. В успешном подтверждении отправленной информации, производится распечатка документации и этикеток, с передачей их в отдел ОС№2.

Как описывалось ранее, такой подход позволит быстрее и тщательнее собрать информацию о заказе, предоставляя ее в полном виде.

2.3 Описание обеспечивающих подсистем ЭИС

Теперь обратим свое внимание непосредственно на обеспечивающие подсистемы ЭИС. Обеспечивающие подсистемы ЭИС являются общими для всей ЭИС независимо от конкретных функциональных подсистем, в которых применяются те или иные виды обеспечения. Состав обеспечивающих подсистем не зависит от выбранной предметной области. В состав обеспечивающих подсистем входят следующие виды обеспечения:

1. Информационное — комплекс методов и средств по размещению и организации информации, включающий системы классификации и кодирования документов, показателей, информационной базы.
2. Техническое — комплекс технических средств, инструктивных материалов и персонала, который обслуживает технику.
3. Программное — совокупность программных средств для реализации задач управления с использованием вычислительной техники.
4. Правовое — совокупность правовых норм, регламентирующих создание и функционирование информационных систем (договор между заказчиком и разработчиком информационной системы и т.п.).
5. Лингвистическое — совокупность языковых средств, используемых на различных уровнях создания и обработки данных для человеко-машинного взаимодействия.
6. Организационное — совокупность методов и средств, позволяющих усовершенствовать организационную структуру объектов, разработать должностные инструкции, ориентированные на новые информационные технологии.
7. Математическое — совокупность математических моделей и алгоритмов для решения задач и обработки информации с применением вычислительной техники, а также комплекс средств и методов, позволяющих строить экономико-математические модели задач управления.

В состав МО входят:

• средства МО (средства моделирования типовых задач управления, методы многокритериальной оптимизации, математической статистики, теории массового обслуживания и др.);
• техническая документация (описание задач, алгоритмы решения задач, экономико-математические модели);
• методы выбора МО (методы определения типов задач, методы оценки вычислительной сложности алгоритмов, методы оценки достоверности результатов).

1. Эргономическое — совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования ИС и ИТ, предназначено для создания оптимальных условий высококачественной, высокоэффективной и безошибочной деятельности человека в ИТ, для ее быстрейшего освоения.

Обеспечивающие подсистемы выполняют собственно информационные процессы в системе и ответственны за их подготовку и организацию. Далее рассмотрим некоторые наиболее важные подсистемы разрабатываемой ЭИС.

2.3.1 Информационное обеспечение

Информационное обеспечение ИС включает в себя два комплекса:

• внемашинное информационное обеспечение;
• внутримашинное информационное обеспечение.

Информационное обеспечение ЭИС можно определить как совокупность единой системы классификации и кодирования, унифицированной системы документации и информационной базы.

Информационное обеспечение ЭИС должно отвечать следующим требованиям:

• формы 103 документации должны отвечать требованиям ГОС стандартов Почты России;
• должна быть обеспечена совместимость с информационным обеспечением систем, взаимодействующих с разрабатываемой системой;
• приведение адресатов в стандартный вид также должно отвечать требованию почтовых отправлений.

Организация хранения файлов в информационной базе должна отвечать следующим требованиям:

• целостность хранимой информации, т.е. обеспечение непротиворечивости данных при вводе информации в базы данных;
• полнота хранимой информации для решения экономических задач;
• разграничение прав доступа, т.е. определение для каждого пользователя доступных типов записей, полей, файлов и видов операций над ними.

2.3.1.1 Информационная модель и ее описание

На основании представленных бизнес-процессов и механизмов организационного обеспечения представляется возможным построить ER-диаграмму базы данных.

ER-модель представляет собой способ логического унифицированного представления данных некоторой предметной области. Она является графической нотацией, основанной на блоках и соединяющих их линиях, с помощью которых можно описывать объекты и отношения между ними какой-либо другой модели данных.

Вся требуемая информация была разделена на несколько сущностей:

•  объект;
•  заказ;
•  статус заказа;
•  документация;
•  индексирование;
•  дом;
•  улица;
•  город;
•  поселение;
•  район;
•  область;
•  регион;
•  страна;
•  индекс.

Для каждой сущности был разработан определённый набор атрибутов.

Центральной сущностью серверной части информационной подсистемы является «Объект», которая включает в себя следующий набор атрибутов:

• заказ;
• индексирование;
• распечатка документации;