На данном этапе сотрудник получает все необходимые данные для начала обработки баз данных. Для этого эму необходимо обработать исходные данные и произвести индексирование адресов в базе данных, для последующего выявления некорректных адресов и адресов дальнего зарубежья, а также приведение информации в стандартный вид и предоставление предварительной документации для определения веса посылок. Сотрудник также должен знать сроки начала проведения работы и ее окончания, сколько адресов в базе данных, информацию о вложениях. На этом этапе информация о некорректных адресах сразу предоставляется другому отделу и не учитывается в формировании готовой отчетности. Распечатка документации в отдел ОС2 также не требует дополнительных расчетов.
После выполнения этих требований, можно приступать к следующему этапу.
- Расчет стоимости заказов (подсчет стоимости каждой посылки, учитывая всю информацию о весе посылки).
На этом этапе при подсчете стоимости отправлений учитывается информация о неполном тираже. Вес для адресов дальнего зарубежья рассчитывается отдельно.
- Формирование отчетности (распечатка готовой сопроводительной документации, для передачи ее на склад).
Стрелки входа: заказ, таблица Excel, информация о весе.
Стрелки выхода: отчет об общей стоимости каждого заказа, готовая сопроводительная документация, некорректные адреса, документация в ОС2.
Механизмы и управление: должностные инструкции, стандарты и ГОСы.
Ресурсы: сотрудник ПДО, сотрудник ООБДиП, офисная техника и ПК, access, ИС Штрих2.
В результате дальнейшего разбиения функция обработки баз данных получает диаграмму декомпозиции, представленную на «Рисунке 1.5».
Рисунок 1.5 — Диаграмма декомпозиции IDEF0. Обработка баз данных
Процесс обработки баз данных делится на:
- Индексирование (обработка исходных адресов для получения корректной информации).
Индексирование происходит с помощью внутренней программы. На этом же этапе определяются некорректные, корректные адреса и адреса дальнего зарубежья. При этом на данном этапе возможно сразу же отправить первичную информацию об обработанных адресах на согласование, если заказчик предоставляет информацию о весе.
- Распечатка документации на развесовку.
Данный этап позволяет определить вес посылки, выявляя при этом информацию о ее типе, неполном тираже и отсутствию тиража на складе. А также разбивку.
- Отправка информации на согласование.
Предварительная оценка имеющейся информации, перед этапом калькуляции стоимости.
Стрелки входа: заказ, таблица Excel, информация о весе.
Стрелки выхода: корректные адреса, некорректные адреса, развесовка, готовый вес, документация в ОС2.
Механизмы и управление: должностные инструкции, стандарты и ГОСы, список некорректных адресов, выявленных при индексировании и отправленных на согласование достоверности информации.
Ресурсы: сотрудник ООБДиП, офисная техника и ПК, access, ИС Штрих2.
В результате дальнейшего разбиения функция формирование отчетности получает диаграмму декомпозиции, представленную на «Рисунке 1.6».
Рисунок 1.6 — Диаграмма декомпозиции IDEF0. Формирование отчетности
Процесс формирования отчетности делится на:
1. Распечатка сопроводительной документации Ф-103 для всех типов посылок (распечатка стандартных документов для отправки всех видов посылок по России).
2. Распечатка сопроводительной документации для посылок дальнего зарубежья (распечатка документов для отправки посылок дальнего зарубежья).
3. Распечатка этикеток (распечатка этикеток с корректными адресами и штрих-кодами).
4. Распечатка сопроводительной документации об общей стоимости каждого заказа (документы, включающие полную стоимость всех заказов с разными типами посылок после обработки заказа).
Стрелки входа: список готовых адресов, стоимость заказов.
Стрелки выхода: отчет об общей стоимости каждого заказа, готовая сопроводительная документация.
Механизмы и управление: должностные инструкции, стандарты и ГОСы.
Ресурсы: сотрудник ООБДиП, офисная техника и ПК, access, ИС Штрих2.
В процессе анализа модели AS IS были выявленны следующие недостатки: прежде всего калькуляция стоимости каждой посылки осуществляется несколькими отделами, что значительно затягивает время на окончательное получение нужной информации о каждой посылке, не присутствует единой БД, которая хранила бы всю информацию о посылках и адресах (для этого используется программа ИС Штрих 2 и Access, что крайне неудобно, потому что часть информации находится на одной носителе, а часть на другом, и не присутствует целостность), в данной программе (ИС Штрих2) невозможно произвести калькуляцию стоимости почтовых отправлений, также программа не может произвести распечатку необходимой документации, нет функции проставления штрих-кодов. Основная работа происходит в Access в ручном режиме. Поэтому целесообразно создать новую программу для лучшего выполнения поставленной задачи.
Процесс создания конечного результата очень долговременный. Присутствуют два этапа согласования обрабатываемой информации, что сильно затягивает сам процесс отправления посылок. Для того чтобы избежать и улучшить работу по данному процессу, необходимо скорректировать работу некоторых процессов.
1.2 Описание экономической сущности исследуемых задач
На данный момент рассматриваемый процесс в ДП — калькуляция стоимости почтовых отправлений — прежде всего, позволит быстрее обработать поступающую информацию в отдел ООБДиП. Так как этот отдел не может самостоятельно выполнять данных процесс, он вынужден взаимодействовать с другими отделами, чтобы собрать необходимую информацию о весе для каждой посылки, что приводит к дополнительному затрату времени при сжатых сроках доставки.
При наличии этого процесса, отдел ООБДиП сможет беспрепятственно скалькулировать стоимость каждой посылки и что самое важное, вся необходимая информация будет сосредоточена в одном отделе, без необходимости запрашивания ее у других отделов.
К чему же это приведет? Явное усовершенствование — это сокращение времени на обработку информации. Ведь если одна и та же операция может быть рассчитана в два раза быстрее, то и объем работы возрастет. Выполняя в день по 30 заказов, имея в наличии разрабатываемый процесс, каждый сотрудник сможет увеличить данный показатель в два раза. То есть по 60 заказов в день. И ему не придется запрашивать необходимую информацию у других отделов, так как уже необходимая информации присутствует в базе.
Время — деньги, и для фирмы это очень важно. Чем больше она произведет, отправит, тем больший номинал приобретет. Обработка заказов, при наличии разрабатываемого процесса, будет происходить быстрее, достовернее и тщательнее, минимизируя время на согласование информации с другими отделами. При оформлении итогового отчета по заказу, он будет содержать всю необходимую информацию о статусе заказа, включая информацию о некорректных адресах, что не входят в расчет стоимости заказа.
В соответствии с этим фирма сможет увеличить поставки, тем самым заключая новые договора с новыми поставщиками, что в конечном итоге сможет увеличить прибыль фирмы. Чем качественнее выполнена работа, тем больше прибыль и доверие к фирме.
1.3 Постановка задачи на разработку ЭИС
Для того чтобы разрабатываемая программа удовлетворяла конечному результату необходимо описать требования к ее разработке.
Целью данного дипломного проекта является разработка ЭИС калькуляции стоимости почтовых отправлений ООО «ИНТЕР-ПОЧТА-СТОЛИЦА».