Функциональные подсистемы могут строиться по различным принципам, пример которых будет описан ниже.
По предметному принципу — с учетом предметной направленности использования рассматриваемого в ДП ЭИС выделяются подсистемы, которые соответствуют управлению отдельными ресурсами:
- управление общей информации о заказе;
- управление выявленных адресатов с некорректными данными и неполным комплектом;
- управление подсчета общей стоимости заказа;
- управление документации на оформление посылок дальнего зарубежья.
По функциональному принципу:
- планирование — функция, определяющая цель функционирования экономической системы на различные периоды времени (стратегическое, тактическое, оперативное планирование);
- регулирование (оперативное направление) — функция, осуществляющая регулирование всех процессов с целью исключения возникающих отклонений учетных данных;
- учет — функция, отображающая состояние объекта управления в результате выполнения процессов;
- анализ — функция, определяющая тенденции в работе экономической системы и резервы, которые учитываются при планировании на следующий временной период.
По проблемному принципу — этот принцип формирования подсистем отображает необходимость гибкого и оперативного принятия управленческих решений по отдельным проблемам, возникающим в результате обработки заказа. Такие подсистемы могут реализовываться в виде локальных ИС, импортирующих данные из корпоративной ИС, или в виде специальных подсистем в рамках корпоративной ЭИС.
По смешанному (предметно-функциональному) принципу — на практике чаще всего применяется смешанный предметно-функциональный подход, согласно которому построение функциональной структуры ЭИС — это ее разделение на подсистемы по характеру деятельности, которое должно соответствовать структуре объекта и системе управления, а также характеру выполняемых функций управления.
На основе приведенных данных возможно разработать решение поставленных задач функциональных подсистем. Для этого приведем небольшую таблицу для наглядного представления полученной информации.
Таблица 2.1 — Решение задач функциональных подсистем
|
Уровни управления |
Сбыт |
Производство |
Снабжение |
Финансы |
|
Стратегический уровень |
Исследование и разработки. Новые услуги по обработке адресов |
Производственные мощности. Выбор технологии |
Материальные источники. Товарный прогноз |
Финансовые источники. Выбор модели уплаты налогов |
|
Тактический уровень |
Анализ и планирование объемов сбыта. |
Анализ и планирование производственных программ |
Анализ и планирование объемов данных |
Анализ и планирование стоимости отправленных посылок |
|
Оперативный уровень |
Обработка заказов поставщиков. Выписка сопроводительной документации |
Обработка заказов |
Складские операции. Заказы на отгрузку посылок |
Введение бухгалтерских книг |
2.2 Новая технология выполнения выбранной функции управления
Как ранее было описано в первом разделе ДП, в пункте 1.1.4, для отдела ООБДиП необходимо разработать новую программу, чтобы она включала в себя функцию калькуляции стоимости почтовых отправлений.
Мы уже выяснили, что программа, используемая в отделе в настоящее время, не включает в себя такую функцию и тем самым время на получение всей информации о посылке и ее стоимости увеличивается вдвое. На основе этих недостатков были построены структурно-функциональные диаграммы по методологии SADT(IDEF0), с помощью которых визуально можно определить какими недостатками обладает существующая программа и как разработка новой программы может устранить эти недостатки. А также дополнить выполнение работы новыми, более удобными функциями, открывая и расширяя возможности сотрудников в фирме.
Для анализа разрабатываемой технологии ниже будут приведены структурно-функциональные диаграммы по методологии SADT(IDEF0)
Прежде всего, необходимо определить точку зрения на модель. Единственным претендентом является сотрудник отдела ООБДиП, который является непосредственным пользователем разрабатываемой программы, соответственно его точка зрения является самой оптимальной для данного проекта, потому как он лучше всего ориентируется в области своей деятельности.
Границы же модели включают в себя деятельность отдела ООБДиП по вопросам калькуляции стоимости почтовых отправлений.
Рисунок 2.1 — Контекстная диаграмма
Взаимодействие системы с окружающей средой описывается в терминах, необходимых для нормального функционирования поставленной задачи:
|
Входы (слева): |
|
|
Заказ. Таблица Excel. Информация о весе. |
|
|
Выходы (справа): |
|
|
Готовая сопроводительная документация. Отчет об общей стоимости каждого заказа. Некорректные адреса. |
|
|
Механизмы и управление (сверху): |
|
|
Должностные инструкции. Стандарты и ГОСы. |
|
|
Ресурсы (снизу): |
|
|
Сотрудник ООБДиП. Офисная техника и ПК. ЭИС. |
Теперь, после описания контекстной диаграммы необходимо провести декомпозицию, для более подробного описания производимых функций в программе. Результаты такого разбиения будут представлены ниже на «Рисунке 2.2».
Рисунок 2.2 — Оптимизированная диаграмма декомпозиции IDEF0
Итак, как видно из диаграммы, весь процесс калькуляции стоимости почтовых отправлений делится на:
- Формирование заявки (создание заказа, ввод данных заказчика и сроки отправления посылок по адресам в присланной таблице).
- Обработка баз данных (получение первичной информации от заказчиков для обработки информации в базе данных).
На данном этапе сотрудник получает все необходимые данные для начала обработки баз данных. Для этого эму необходимо обработать исходные данные и произвести индексирование адресов в базе данных, для последующего выявления некорректных адресов и адресов дальнего зарубежья, а также приведение информации в стандартный вид и предоставление предварительной документации для определения веса посылок. Сотрудник также должен знать сроки начала проведения работы и ее окончания, сколько адресов в базе данных, информацию о вложениях. На этом этапе информация о некорректных адресах сразу предоставляется другому отделу и не учитывается в формировании готовой отчетности. Распечатка документации в отдел ОС2 также не требует дополнительных расчетов.
После выполнения этих требований, можно приступать к следующему этапу.
- Расчет стоимости заказов (подсчет стоимости каждой посылки, учитывая всю информацию о весе посылки).
На этом этапе при подсчете стоимости отправлений учитывается информация о неполном тираже. Вес для адресов дальнего зарубежья рассчитывается отдельно.
- Формирование отчетности (распечатка готовой сопроводительной документации, для передачи ее на склад).
Стрелки входа: заказ, таблица Excel, информация о весе.
Стрелки выхода: отчет об общей стоимости каждого заказа, готовая сопроводительная документация, некорректные адреса, документация в ОС2.
Механизмы и управление: должностные инструкции, стандарты и ГОСы.
Ресурсы: сотрудник ООБДиП, офисная техника и ПК, ЭИС.
В результате дальнейшего разбиения функция обработки баз данных получает диаграмму декомпозиции, представленную на «Рисунке 2.3».
Рисунок 2.3 — Оптимизированная диаграмма декомпозиции IDEF0. Обработка баз данных
Процесс обработки баз данных делится на:
- Индексирование (обработка исходных адресов для получения корректной информации).
Индексирование происходит с помощью разрабатываемой программы. На этом же этапе определяются некорректные, корректные адреса и адреса дальнего зарубежья. При этом на данном этапе возможно сразу же рассчитать общую стоимость заказа, если заказчик предоставляет информацию о весе.
- Распечатка документации на развесовку.
Данный этап позволяет определить вес посылки, выявляя при этом информацию о ее типе, неполном тираже и отсутствию тиража на складе. А также разбивку.