Автоматизация производственных процессов сотрудника отдела кадров

Не спасает ООО «ИНТЕР-ПОЧТА-СТОЛИЦА» и необычайно высокая наценка к стоимости газет и журналов. Например, отпускная стоимость полугодовой подписки на журнал «Финансы и экономика» для всех клиентов, судя по информации с официального сайта, составляет 21 380 руб., а стоимость в компании ООО «ИНТЕР-ПОЧТА-СТОЛИЦА» на тот же журнал и тот же срок подписки — 38 804 рубля! Таким образом, наценка за доставку журнала составляет 17 424 рубля или более 80% к отпускной стоимости! Даже для нашей страны такие цифры вызывают удивление.

Конечно же, рынок диктует свои правила игры, и выживает сильнейший, но всякий раз, когда очередная фирма, начавшая свою деятельность еще в молодой России 90-х годов прошлого века, уходит в небытие, остается острое чувство неуверенности в дне завтрашнем.

Подобное отношение руководства не только к своим подписчикам, но и к собственным работникам еще больше усугубляет положение фирмы.

Целью данного ДП является внедрение новой программы для подсчета калькуляции стоимости почтовых отправлений, но для конкретного отдела в данной фирме, которое в будущем может сыграть одну из важных ролей в улучшении экономического состояния фирмы.

1.1.3 Характеристика предмета исследования

Предметом исследования данного ДП является калькуляция стоимости почтовых отправлений ООО «ИНТЕР-ПОЧТА-СТОЛИЦА».

Предмет исследования относится к отделу обработки баз данных и печати (в дальнейшем в описании будет использоваться сокращение ООБДиП), поэтому целесообразно описать, как данный отдел взаимодействует с остальными отделами.

Но сначала опишем основные функции отдела ООБДиП.

Отдел обработки базы данных и печати организует деятельность по трем направлениям на предприятии: почтовое, курьерское и подписка. Основная функция отдела это обработка баз данных заказчика и распечатка готовой документации на основе информации по базам данных, с последующей отправкой посылок на почтамты.

Почтовое направление:

1. Проверка адресов на корректность.
2. Приведение адреса в стандартный вид.
3. Простановка верных индексов.
4. Формирование и распечатка документов для отправления.
5. Печать макетов заказчика.

Курьерское направление:

1. Проверка базы на корректность.
2. Обмаршручивание получателей.
3. Подготовка базы к загрузке в Штрих1.
4. Загрузка обработанной базы в Штрих1, для передачи информации другим отделам.
5. Печать сопроводительных документов.
6. Передача документов в ОС№2.
7. Проверка на очереди и разбивка при не обходимости.
8. Ведение базы заказчика и внесение корректировок в данные базы.
9. Печать повторок, досылов.
10. Подготовка документов для отправления.

Подписка:

1. Исполнение просьб и переадресаций в ТБК.
2. Внесение изменений в проходы в ТБК.
3. Простановка или изменение литер в ТБК.
4. Обмаршручивание новых получателей в ТБК.
5. Изменение маршрутов по оптимизации от ОЛ.
6. Перепечатывание счетов фактур.
7. Редактирование маршрутной книги в Штрих 2 по заявке от ОЛ.
8. Копирование базы по описям.

Помимо этого отдел также занимается распечаткой макетов заказчика, печатью описей и сортировочных таблиц, распечаткой региональных отправлений, печатью ежедневных и ежемесячных счетов фактур.

Теперь же вернемся непосредственно к описанию предмета исследования.

Калькуляция стоимости почтовых отправлений — это процесс расчета стоимости почтовых отправлений с учетом определенных факторов, которые включают в себя общие данные о весе посылок, с учетом выявленных корректных адресов и адресов дальнего зарубежья, количество типов отправленных посылок.

Для того чтобы скалькулировать стоимость почтовых отправлений, прежде всего необходимо запросить информацию из соседних отделов. Для выполнения данной функции, ООБДиП взаимодействует лишь с несколькими отделами, а именно: ПДО, ОСУ (отдел складского учета), ОС №2 (отдел сортировки №2), ОПД (отдел персональной доставки).

Опишем в вкратце те функции, которые выполняются в представленных отделах.

ПДО:

• предоставление сменного задания по ПД, КД, ОПД, НЦ с датами выполнения;
• решение КС по проблемным адресам (нет тиража, неполный комплект);
• диапазон ШПИ (учет штриховых идентификаторов) на следующий месяц по ПД;
• на проверку комплект документов по ПД, неполный комплект по ПД, отсутствие части тиража по заказу ПД;
• сформированные данные для предварительного расчета (тарифные зоны);
• разбивки по заказам КД и РВ;
• информация по статусу заказов.

ОСУ (отдел складского учета):

• простановка веса для региональных отправлений;
• получение расходных материалов.

ОС №2 (отдел сортировки №2):

• развесовки по ПД;
• пакет документов по КД и ОПД;
• пакет документов по ПД;
• пакет документов для региональных отправлений.

ОПД (отдел персональной доставки):

• получаем базы для обработки; 
• передача информации об обработанных базах.

При предоставлении полной информации о почтовых отправлениях и выявлении информации о тех посылках, которые не отправляются, ООБДиП сможет произвести калькуляцию стоимости этих отправлений и после согласования готовой информации с отделом ПДО, произвести распечатку необходимой сопровождающей документации для отправки посылок на почтамт.

Для наглядного представления выполнения всех функций и взаимодействия отделов, ниже будет представлена небольшая схема.

Рисунок 1.2 — Схема взаимодействия отделов

1.1.4 Существующая технология выполнения выбранной функции управления

Для анализа существующей технологии и выявления недостатков ниже будут приведены структурно-функциональные диаграммы по методологии SADT(IDEF0)

Прежде всего, необходимо определить точку зрения на модель. Единственным претендентом является сотрудник отдела ООБДиП, который является непосредственным пользователем разрабатываемой программы, соответственно его точка зрения является самой оптимальной для данного проекта, потому как он лучше всего ориентируется в области своей деятельности.

Границы же модели включают в себя деятельность отделов ООБДиП и ПДО по вопросам калькуляции стоимости почтовых отправлений.

Начнем построение модели ИС с описания функционирования отдела ООБДиП и непосредственно выполнения поставленной задачи о калькуляции стоимости почтовых отправлений в виде контекстной диаграммы, представленной на «Рисунке 1.3».

Отдел ООБДиП использует собственную внутреннюю программу по обработке адресов и приведению их в стандартный вид — ИС Штрих 2.

Основные функции программы:

• оформление бланка заказа;
• хранение базы данных адресов России для индексации и проверки на корректность их в ручном виде;
• подготовка документации в электроном виде и высылка ее на согласование;
• обмен сообщениями между отделами;
• индексирование исходных адресов в автоматическом режиме;
• выявление некорректных адресов с последующим согласованием их с отделом ПДО.

Рисунок 1.3 — Контекстная диаграмма

Взаимодействие системы с окружающей средой описывается в терминах, необходимых для нормального функционирования поставленной задачи:

Теперь, после описания контекстной диаграммы необходимо провести декомпозицию, для более подробного описания производимых функций в программе. Результаты такого разбиения будут представлены ниже на «Рисунке 1.4».

Рисунок 1.4 — Диаграмма декомпозиции IDEF0

Итак, как видно из диаграммы, весь процесс калькуляции стоимости почтовых отправлений делится на:

1. Обработка баз данных (получение первичной информации от заказчиков для обработки информации в базе данных).